Qu’est-ce que la loi Sapin 2 et les nouvelles exigences de conformité pour les entreprises ?
La loi n° 2016-1691 du 9 décembre 2016 relative à la transparence, à la lutte contre la corruption et à la modernisation de la vie économique a introduit bon nombre de règle relatives à la lutte anti-corruption qui s’imposent aux entreprises.
Elle introduit également une nouvelle autorité administrative, l’Agence Française Anti-corruption (AFA) ayant compétence pour contrôler et sanctionner les entreprises qui ne se plieraient pas aux nouvelles exigences.
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Quelles entreprises sont concernées par la loi Sapin II ?
La loi s’applique à toutes les entreprises, de droit privé ou de droit public, dont la masse salariale dépasse les 500 salariés, ou dont le chiffre d’affaire consolidé dépasse les 100 millions d’euros annuels. Elle doivent désormais se plier à certaines exigences sous peine de sanctions administratives et financières.
L’exigence majeure imposée par cette loi est la création d’une section conformité au sein de l’entreprise. Et si la loi n’impose pas la création d’un service autonome de conformité, il est nécessaire que le programme conformité soit mis en œuvre en interne en vue d’identifier les risques de corruption et de trafic d’influence et de les prévenir de la façon la plus adéquate pour l’entreprise.
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Concrètement, comment mon entreprise peut se conformer aux exigences de l’AFA ?
L’AFA a donné des recommandations pour les entreprises qui s’articulent autour de 8 points essentiels.
Ces 8 points permettent de définir les politiques à mettre en œuvre pour être conforme aux exigences de la loi Sapin II et sont appréciés de façon large en cas de contrôle.
Charles Duchaine, directeur de l’AFA, insiste sur la volonté de l’Agence de ne pas donner un « kit tout-en-main » aux entreprises pour établir leurs politiques : chaque entreprise suit son propre fonctionnement et connaît ses propres contraintes, elles suivent donc une logique de prévention différente et la mieux adaptée à leur secteur. Il s’agit avant tout de contrôler la volonté de l’entreprise de faire face à ces risques, ainsi que la performance des différentes solutions qu’elle a envisagées.
Les 8 points essentiels développés par l’AFA sont les suivants :
– Adopter un code de conduite : il permet de définir et illustrer les différents types de comportement à proscrire comme étant susceptibles de caractériser des faits de corruption ou de trafic d’influence. Il est ainsi adapté au secteur d’activité de l’entreprise et personnalisé en fonction de son activité commerciale. Il témoigne des risques réels auxquels elle peut être confrontée et est gage de la volonté de l’entreprise de suivre de bonnes pratiques commerciales. Il est important qu’il soit transmis aux partenaires commerciaux et signé par ces derniers.
– Mettre en place un dispositif d’alerte : la loi Sapin II met en place un régime de protection des « lanceurs d’alerte ». Ainsi, chaque entreprise visée doit mettre en place un dispositif spécial permettant aux collaborateurs de rapporter des soupçons de fait de corruption ou de trafic d’influence dont ils ont eu connaissance, en leur garantissant qu’aucune sanction disciplinaire ne pourra être prise contre eux.
– Établir une cartographie des risques auxquels la société est exposée : l’entreprise doit identifier, analyser, et situer les risques auxquels elle peut être confrontée sous forme d’une cartographie des risques. Cette cartographie prend en compte les secteurs géographiques, les activités commerciales, les collaborateurs particulièrement exposés car disposant d’un fort pouvoir de décision au sein de l’entreprise, etc.
– Établir une procédure d’évaluation des tiers : tous les tiers désirant entrer en relation d’affaire avec l’entreprise doivent faire l’objet d’une évaluation de leur niveau d’intégrité. Il est primordial que l’entreprise établisse une politique commune appliquée par tous les collaborateurs lorsqu’ils souhaitent l’engager dans une relation d’affaire avec des tiers. Se fondant sur différents critères à définir, cette procédure permet de classer les tiers en fonction du niveau de risque de corruption ou de trafic d’influence qu’ils représentent et permet ainsi de prendre des mesures adaptées pour prévenir de tels risques. Cette procédure s’applique aussi bien aux clients qu’aux intermédiaires.
Un critère qui peut être retenu est l’indice de perception de la corruption donné par l’ONG Transparency International qui est établi pour chaque pays : un pays dont l’indice est faible impliquera de plus grandes diligences avant la signature du contrat.
– Mettre en place des contrôles comptables et audits : cela permet de s’assurer que les bilans comptables ne sont pas utilisés afin de masquer d’éventuels faits de corruption ou de trafic d’influence. Cette activité peut être assurée en interne ou en ayant recours à un auditeur externe.
– Mettre en place un dispositif de formation : au-delà du code de conduite et des politiques établies par le département conformité de l’entreprise, il est important de s’assurer que les risques et procédures sont bien assimilés par les collaborateurs. Ainsi, des formations doivent être organisées à intervalle régulier, avec contrôle de connaissance pouvant prendre la forme de QCM, pour s’assurer que les collaborateurs sont bien sensibilisés aux risques qu’ils encourent. Ces formations s’adressent à tous les collaborateurs, et particulièrement à ceux les plus exposés comme défini par la cartographie des risques, peu importe leur statut hiérarchique.
Les collaborateurs n’ayant pas toujours une formation de juriste, il est primordial de vulgariser les apports de la loi Sapin II et d’établir des formations pertinentes, en rapport avec leurs activités commerciales.
– Instaurer un régime disciplinaire particulier : l’entreprise doit mettre en place un régime disciplinaire particulier pour les collaborateurs qui ne respectent pas les procédures et entraînent une violation du code de conduite. Ce régime disciplinaire doit être clairement défini dans le règlement intérieur et les sanctions doivent être prévues : blâme, avertissement, mise à pied, etc.
– Assurer un contrôle et une évaluation des mesures de conformité : cette activité peut être externalisée ou réalisée en interne. Il s’agit de vérifier à intervalle régulier la pertinence et l’efficacité des mesures mises en place afin de vérifier leur adéquation avec les activités commerciales de l’entreprise.
(source : https://www.agence-francaise-anticorruption.gouv.fr/files/files/joe_20210112_0010_0061.pdf)
Quel est l’intérêt de recourir à un cabinet d’avocat conseil pour se mettre en conformité ?
Toutes les entreprises visées par la loi Sapin II n’ont pas les moyens financiers et humains de créer un département Conformité au sein de leur structure, il est donc intéressant d’externaliser une partie des fonctions normalement attendues d’un tel département et de les confier à un cabinet d’avocat de conseil.
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Pourquoi est-ce important pour mon entreprise de se conformer à la loi Sapin II ?
L’intérêt principal de se conformer aux exigences de la loi Sapin II est d’éviter les éventuelles sanctions administratives et financières en cas de contrôle de l’AFA.
En premier lieu, la sanction pécuniaire prononcée par la commission des sanctions est proportionnée à l’importance des manquements constatés, dans la limite de 200 000 € pour les personnes physiques et 1 000 000 € pour les personnes morales. Mais au-delà d’une forte amende, la commission peut également ordonner la publication, la diffusion, ou l’affichage de la décision, ce qui entraîne une forte atteinte à l’image de votre entreprise. Enfin, l’AFA peut également ordonner la mise en conformité de l’entreprise, à vos frais, dans un délai de 3 ans maximum. Il est donc préférable d’entamer cette mise en conformité avant toute sanction de l’Agence.
En plus d’éviter les sanctions de l’AFA, la mise en conformité de votre entreprise est un gage de sécurité pour vos éventuels partenaires commerciaux. Cela contribue à améliorer l’image de votre entreprise, notamment d’un point de vue international lorsque le programme de conformité est en accord avec le Foreign Corrupt Practice Act (US) et le Bribery Act (UK).
Enfin, et c’est tout l’intérêt de la mise en conformité, répondre aux exigences de l’AFA permet de prévenir les risques de corruption et de trafic d’influence dans l’entreprise, améliorant ainsi sa performance. Le programme de mise en conformité permet d’analyser et de prévenir les risques que coure l’entreprise et qui pourraient porter atteinte à son activité commerciale : la cartographie des risques est un excellent outil pour analyser les secteurs les plus à risque de votre structure.
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Quelles solutions peuvent m’apporter les avocats lors de la mise en conformité de mon entreprise ?
Comme vu précédemment, de nombreux pans de la mise en conformité peuvent être externalisés, et cela passe par un cabinet de conseil, généralement composé d’avocats spécialisés, qui disposent de l’expérience et des connaissances nécessaires pour vous assurer des meilleurs réponses aux exigences de la loi Sapin II.
En effet il s’agit d’un phénomène relativement récent et votre département juridique n’a pas forcément les compétences adéquates dans la matière. Ainsi le cabinet, fort de son expérience, peut intervenir pour établir les politiques de votre entreprise ainsi que le code de conduite. Leur connaissance du droit international de la Compliance (FCPA, Bribery Act) est un atout majeur pour l’expansion internationale de votre entreprise.
Il peut également assurer le contrôle des mesures mises en place et vulgariser les apports de la loi Sapin II afin d’assurer la mise en place de formations pertinentes et facilement assimilables par les collaborateurs.
Enfin, le cabinet vous assiste lors d’un éventuel contrôle de l’Agence, notamment à travers la réponse au questionnaire d’un contrôle sur pièces, qui est un exercice lourd et méticuleux nécessitant une réelle expertise.
Le recours au cabinet permet ainsi une économie de moyens financiers et humains mais est également un gage de qualité et de compétence dans un domaine relativement récent, mais d’une importance grandissante notamment sur la scène internationale.